注意了,电子发票报销需要做好归档管理

电子发票已经普及使用。财务会计们每月都要面对大量的电子发票报销,在这里小编需要提醒大家在针对电子发票的报销管理时我们要注意以下问题。

1、电子发票查重

由于现在大多数企业还需要将电子发票打印出来以纸质形式报销,因为电子发票可以无限次打印的特性就导致了电子发票重复报销的可能性。

2、电子发票台账

电子发票台账具有哪些用处

(1)发票台账可以自定义输出不同字段内容,比如财务需要根据业务需求提示接收者注意辨识发票的真伪,以及发票录入台账后可根据不同的信息要素查找、查询发票

(2)发票台账则可以登记所有的发票信息。这就相当于财务人员直接可以借助发票扫描查验系统的力量建立发票台账,而无需人工输入所有的增值税发票信息,这将有助于节省大部分的时间与精力。

(3)运用专业的发票管理系统建立电子台账有助于实现发票合规性检测。

3、电子发票电子档案管理

财会[2020]6号文要求电子会计凭证报销必须保存电子凭证的原始电子档案,也就是电子发票报销后必须进行电子归档管理。

电子归档管理需注意以下问题

首先确定电子发票的归档管理要求的是保存原文件。

电子发票原文件(pdf、ofd)是开具电子发票时才能获取的,含有电子签名信息的,任何第三方都不可能凭空生成电子发票原文件的,国家要求的电子版就是电子发票的原文件。

下面是在实际使用中对原文件的理解误区案例

1、错把经过转化后的电子图片文件当成电子原文件

2、错把ofd电子发票通过点击pdf预览键下载的文件当成原文件

3、错误以为通过一些软件能扫码录入生成的文件就是电子档案了,这里要再次提醒大家,扫码录入的是数据,不是原文件,原文件只能是在开具发票时才能产生的。大家务必要记住这一点。

以上三点是大家在进行电子发票报销时特别需要注意的地方!!电子会计档案

注意了,电子发票报销需要做好归档管理

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